Bimbingan Pengelolaan Dokumen Wakaf Oleh Penyuluh Agama KUA Kotagede Kepada Mahasiswa UIN Sunan Kali Jaga
Yogyakarta (KUA Kotagede) – Pengelolaan dokumen merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap kantor atau istansi. Administrasi formal terkait dengan aspek legal dan tertuang dalam bentuk dokumen, dapat berkembang menjadi sangat besar, sehingga memerlukan effort yang semakin besar pula dalam pengelolaanya. Demikian disampaikan Endro Dwi Widodo, S. Ag saat memberikan materi pengelolaan dokumen wakaf di ruang pelayanan KUA Kotagede, Jum’at 25 Maret 2022.
Endro Dwi Widodo, S. Ag menerangkan ” Pengelolaan dokumen arsip secara konvensional memiliki banyak kelemahan. Memerlukan ruang penyimpanan yang cukup luas karena arsip selalu bertambah, mudah mengalami kerusakan dan kehilangan dokumen, pencarian kembali dokumen memerlukan waktu yang lama” terangnya.
Lanjut Endro ” Untuk mewujudkan tata kelola arsip dokumen wakaf yang baik, adalah dengan pemanfaatan teknologi informasi tidak dapat dihindarkan lagi. Maka penciptaan arsip, dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk atau melakukan alih media antara lain media elektronik” lanjutnya.
Setelah adanya data yang sudah terkumpul baru dimasukkan dalam SIWAK ( Sistem Informasi Wakaf). Suatu sistem atau tata cara pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi berbentuk dokumen elektronik dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali. ” Arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya dengan aplikasi SIWAK informasi dokumen wakaf dapat diproses, atau dikelola oleh KUA sebagai bukti kegiatan prosesi wakaf yang ada ” tutupnya. (End).
