Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 pengertian Arsip yaitu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik/kemasyarakatan bahkan perorangan bias berbentuk tulisan, gambar da suara.
Begitu pentingnya arsip yang merupakan dokumen-dokumen yang berarti merupakan bukti suatu rekaman kegiatan atau peristiwa yang telah terjadi, sehingga arsip mempunyai nilai yang sangat penting dalam berbagai peristiwa, selain sebagai informasi arsip juga merupakan bahan bukti yang dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.
Dengan begitu pentingnya kearsipan maka dilaksanakan kegiatan Sosialisasi pada hari Kamis, (24/10/19), oleh Kementerian Agama Kota Yogyakarta melalui Sub. Bagian Tata Usaha dengan mengambil tema “Sosialisasi dan Implementasi Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kementerian Agama Kota Yogyakarta”, yang pesertanya melibatkan Pengadministrasi dan Pengelola Kegiatan dari Seksi dan Penyelenggara Kantor Kementerian Agama Kota Yogyakarta sejumlah 20 orang termasuk Narasumber dan Panitia Penyelenggara bertempat di ruang Rapat PTSP Kantor Wilayah Kementerian Agama DIY, Yogyakarta.
Secara resmi acara Sosialisasi dibuka Kasubbag Tata Usaha H. Mukotip, S.Ag.,M.Pd.I mewakili Kepala Kantor Kementeriana Agama Kota Yogyakarta berharap semua peserta sosialisasi dapat langsung berinteraktif dengan narasumber dan nantinya bisa menerapkan ilmu yang diperoleh di masing-masing Seksi dan Penyelenggara untuk perbaikan tata kearsipan Kantor Kementerian Agama Kota Yogyakarta.
Merpati Giras Suherjanji (Kanwil Kemenag DIY) sebagai narasumber didampingi moderator Laily Mutiah, SH (Arsiparis) menyampaikan dan membahas langsung dengan tiga materi dan semua pesertapun langsung mengimplementasikan materi yang didapat tentang pengelolaan kearsipan melalui aplikasi, adapun materi yang disampaikan yakni tentang :
1.Penciptaan Arsip pd Unit Pengolah.
2.Pengelolaan Arsip Aktif pd Unit Pengolah.
3.Pengelolaan Arsip In Aktif pada Unit Pengolah.
Kegiatan berlangsung hingga pkl. 16.00 WIB.*(hms.Nrl).
